普遍的な仕事のコツ

新年度を迎えて約2週間。

新しい環境でお仕事を始めた方は、どうやって仕事を進めたらよいか考える機会も増えてくる時期ではないでしょうか。

「仕事のコツ」について考える機会にありましたので、私が考えるコツを3つご紹介します。

正直なところ、どれも基本のキで当たり前すぎることばかりです。

ですので「あたり前じゃん！」と突っ込みたくなると思います。

それでもあえて紹介したいのは普遍的なものだと実感しているから。

新人の時も仕事に慣れてベテランと言われるようになってからも、どのタイミングでも押さえておいた方がよい仕事のコツです。

①具体的な締切日時を確認する

スケジュールを立てる時に締切を確認すると思いますが、「具体的な締切日時」まで確認できていますか？

仕事には締切がつきものですが、意外と曖昧なことがあります。

「〇日くらいまでに」
「〇日程度で仕上げて欲しい」

と言われたら、こちらから明確に日時を指定して確認することが大切です。

「くらい」「程度」の感覚はひとそれぞれなので、確認しておかないと後々トラブルになりかねません。

ポイントは、日にちだけでなく「〇時まで」と時間まで確認すること。

ここが曖昧だと、誤解を生む要因になります。

たまに「時間がある時にやっといてくれたらいいから」とお願いする方もいらっしゃいますが、そういう時ほど日時をしっかりすり合わせることを強くお勧めします。

以前、とある現場で一緒だった方が「時間ある時にやっておいて」と私の同僚に仕事を依頼したことがありました。

同僚は言葉通り素直に受けとめ3週間後にやると決めたそうです。

一方の依頼者はその3週間の間「いつやってくれるんだろうか」「忘れているのかな」「もう1回言った方がいいのだろうか」と悶々としていました。

あまりに気になっている様子だったので「3週間後にやるって言ってましたよ」とお伝えしたところ「えっ！！！」と驚いていたのが印象に残っています。

その時は再度調整し直して仕事は滞りなく終えることができましたが、何とも不効率な状況でした。

時間は共通認識を持ちやすいものなので、明確に日時を決めておくと安心です。

あとスケジュールの観点でもう1つ。

それは締切前に完了させるようスケジュールを立てることです。

私は基本的には3日前、できれば1週間前に完了できるよう調整しています。

ゆとりがあれば突発的なことが起きても、緊急の差し込みがきても対応できるからです。

特に女性特有の体調不良に備え、その時期はゆとりを持ったスケジュールを組むように心掛けています。

更年期になってから不規則になってしまって、なかなか予測が立てずらくなってきたのが悩ましいところですが、可能な限り予測しながら対処しています。

②仕組み化を徹底する

業務効率を実現するためには、いかに仕組みを設計するかが重要です。

テンプレート化や単語登録、チャックリストの作成など、定期的に必要なことを毎回ゼロからやらない工夫は業務効率向上に必要不可欠と言えます。

そして仕事をしながら、都度使いやすい形にアップデートさせていくことも大切です。

1度作ったから永遠に使い続けるのは逆に不効率を生み出します。

ちょっとでも手が止まったり、思考が止まるようなことがあれば、その仕組みは何か問題がある証拠。

「あとで見直そう」と思ってもそんな時間はやってこない。

それが現場仕事の実態です。

「おや？」「あれ？」と思ったらその場で修正するか、修正することをTO DOに入れておくこと。

手間かもしれませんが、長い目で見るとその手間が効率アップにつながります。

自分辞書をつくる

仕事をしていると自分が知らない言葉を使う人に出会うことが多々あります。

私は外資系の会社に転職した時に、会議で話している言葉が全く分かりませんでした。

英語だったわけではありません。

すべて日本語でした。

それでもカタカナやアルファベット3文字のビジネス用語が本当に分からなかったのです。

そこで作ったのが自分辞書でした。

わからない言葉が出てくるたびにメモをして、その日のうちに調べてノートに書くというシンプルなものです。

そして機会があれば意識してその言葉を使うようにしました。

自分辞書をお守りに自分の言葉で自然と出てくるまで繰り返す日々。

次第にノートを見なくても会話ができるようになりましたが、同時に分からない言葉も増えていったので、結局3年くらいはずっと書き続けていたと記憶しています。

クライアント情報なども多く退職時に破棄はしましたが、当時の私にとっては本当にお守り代わりでした。

ちなみに今でも同じ方法で自分辞書は作っています。